網(wǎng)易企業(yè)郵箱

由于大部分開(kāi)通薩班斯歸檔的企業(yè)也會(huì)同時(shí)開(kāi)通公正郵，故本文將一并介紹這兩個(gè)功能的使用說(shuō)明。對(duì)于只開(kāi)通歸檔功能的企業(yè)用戶，可以忽略下文中關(guān)于公正郵功能的介紹。

（一）進(jìn)入薩班斯歸檔和公正郵功能

功能入口位于管理后臺(tái)，登錄管理后臺(tái)，從“首頁(yè)—應(yīng)用中心—薩班斯歸檔”路徑即可進(jìn)入歸檔和公正郵功能。需要對(duì)訪問(wèn)者身份進(jìn)行驗(yàn)證，短信驗(yàn)證碼將發(fā)送到復(fù)核人手機(jī)，驗(yàn)證通過(guò)后即可進(jìn)入。進(jìn)入時(shí)的身份驗(yàn)證界面，如下圖所示。

（二）查看歸檔空間信息

點(diǎn)擊歸檔功能下的“歸檔空間信息”菜單，可以查看歸檔空間的使用情況。如下圖所示，包含信息如下：
區(qū)域①展示歸檔功能相關(guān)信息：
    a.可開(kāi)通的郵箱數(shù)量，即企業(yè)購(gòu)買的可開(kāi)通歸檔功能的郵箱總數(shù)；
    b.已開(kāi)通的郵箱數(shù)量，即已經(jīng)開(kāi)通歸檔功能的郵箱總數(shù)；
    c.歸檔郵件數(shù)量，即已經(jīng)歸檔的郵件總數(shù)；
區(qū)域②展示公正郵功能相關(guān)信息，如未開(kāi)通公正郵功能，則不會(huì)顯示此區(qū)域:
    a.已開(kāi)通的郵箱數(shù)量：即企業(yè)購(gòu)買的可開(kāi)啟公正郵功能的郵箱總數(shù)；
    b.已申請(qǐng)的郵件數(shù)量，即企業(yè)已申請(qǐng)公證取證的郵件總數(shù)；
    c.組織實(shí)名認(rèn)證信息，首次登錄需要進(jìn)行企業(yè)信息登記，登記信息認(rèn)證通過(guò)后，則如上圖所示。企業(yè)只有認(rèn)證通過(guò)后，才可申請(qǐng)公證取證；
區(qū)域③展示歸檔功能和公正郵功能的有效期：    a.功能有效期，若只開(kāi)通歸檔功能，則只表示歸檔功能的有效期。若同時(shí)開(kāi)通歸檔功能和公正郵功能，則表示歸檔功能和公正郵功能都可以正常使用的有效期；
    b.功能開(kāi)通狀態(tài)，有“體驗(yàn)試用”、“試用過(guò)期”、“正式開(kāi)通”、“已過(guò)期”四個(gè)狀態(tài)。在“體驗(yàn)試用”和“試用過(guò)期”狀態(tài)時(shí)，可以申請(qǐng)正式開(kāi)通服務(wù)。在“正式開(kāi)通”和“已過(guò)期”狀態(tài)時(shí)，可以申請(qǐng)服務(wù)續(xù)期；

（三）管理歸檔郵箱

點(diǎn)擊歸檔功能下的“管理歸檔郵箱”菜單，可以查看、增加、刪除歸檔郵箱。操作界面，如下圖所示。
1、添加歸檔郵箱
點(diǎn)擊“添加歸檔郵箱”按鈕，選擇需要添加的具體郵箱，點(diǎn)擊“確定”，即可添加成功。操作界面，如下圖所示。可以選擇只歸檔部分重要的郵箱，在添加之日起，郵箱收到的郵件才會(huì)被歸檔。
2、刪除歸檔郵箱
勾選需要?jiǎng)h除的歸檔郵箱，點(diǎn)擊“刪除歸檔郵箱”按鈕，并二次確認(rèn)刪除，即可刪除成功。您也可以直接點(diǎn)擊郵箱列表后面的“刪除”按鈕，快速刪除某個(gè)歸檔郵箱。刪除郵箱后，被刪除郵箱此后所收到的郵件均不再被歸檔。但刪除前已經(jīng)歸檔的郵件不受影響。
3、查看歸檔郵箱
每條歸檔郵箱記錄展示：姓名、郵箱地址、加入歸檔時(shí)間、是否開(kāi)啟公正郵。可以通過(guò)界面右上角的“搜索關(guān)鍵詞”快速查找歸檔郵箱。點(diǎn)擊每條歸檔郵箱記錄后面的“查詢”按鈕，可以查詢?cè)撪]箱收發(fā)的歸檔郵件，“查詢歸檔郵件”的說(shuō)明見(jiàn)后文。

（四）查詢歸檔郵件

1、查詢歸檔郵件
首先，點(diǎn)擊歸檔功能下的“查詢歸檔郵件”菜單，即可進(jìn)入“查詢歸檔郵件”功能；查詢歸檔郵件操作界面，如下圖所示：
然后，錄入查詢條件，快速查詢歸檔郵件。查詢條件包括：域名、郵箱、關(guān)鍵字、郵件來(lái)源、查詢范圍、開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、公正狀態(tài)。關(guān)于查詢條件，需說(shuō)明：
    a.郵件來(lái)源，是根據(jù)郵件的產(chǎn)生方式分類的，目前有：收發(fā)郵件、搬家郵件、imap同步郵件、草稿郵件、定時(shí)郵件這五類郵件來(lái)源；
    b.查詢范圍，是指關(guān)鍵詞的查詢范圍，例如，查詢范圍為“主題+發(fā)件人+郵件”，則當(dāng)郵件主題、發(fā)件人和郵件附件中包含關(guān)鍵詞，則該郵件就會(huì)被查詢出來(lái)。目前支持“不限”、“主題+發(fā)件人+附件”、“主題”、“發(fā)件人”、“主提+發(fā)件人”五類查詢范圍；
    c.保全、已保全、已申請(qǐng)?！拔幢Ｈ敝笟w檔郵件未存證，不會(huì)保存至電子郵件保全系統(tǒng)，不能申辦公證。“已保全”指歸檔郵件已存證，已保存至電子郵件保全系統(tǒng)，可以申辦公證?！耙焉暾?qǐng)”指存證郵件已申辦公證；
最后，查看歸檔郵件正文。點(diǎn)擊“歸檔郵件列表”后面的查看，即可查看郵件正文內(nèi)容。

2、導(dǎo)出歸檔郵件
您可以勾選需要導(dǎo)出的歸檔郵件，點(diǎn)擊“導(dǎo)出所選郵件”按鈕，即可導(dǎo)出eml格式的文件。
3、申辦公正
您可以勾選需要公正的的歸檔郵件（所選郵件需要是“已保全”狀態(tài)），點(diǎn)擊“申辦公正”按鈕，然后跳轉(zhuǎn)至電子郵件存證系統(tǒng)，選擇公證處即可完成公證申辦。

（五）歸檔系統(tǒng)日志

“歸檔系統(tǒng)日志”記錄歸檔系統(tǒng)的一系列操作，包括登錄、設(shè)置歸檔模式、查詢/導(dǎo)出歸檔郵件等操作，日志不允許被更改或刪除。操作界面，如下圖所示。

（六）特別說(shuō)明

1、使用狀態(tài)下說(shuō)明
    a. 歸檔郵箱即使從組織架構(gòu)中被徹底刪除，已歸檔的郵件和已保全的郵件不受影響；
    b. 若郵箱已設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)功能，則自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)且不在本郵箱保留備份的郵件將不會(huì)被歸檔，也不會(huì)被保全。
2、歸檔和公正郵到期及續(xù)費(fèi)說(shuō)明
對(duì)于歸檔和公正郵功能都開(kāi)通的企業(yè)，由于公正郵功能是附贈(zèng)功能，故兩個(gè)功能將會(huì)同時(shí)到期，則下文會(huì)一并介紹到期說(shuō)明。對(duì)于只開(kāi)通歸檔功能的企業(yè)，則只需關(guān)注歸檔到期后的說(shuō)明部分。說(shuō)明如下：
    a.若郵箱使用已到期，則歸檔和公正郵服務(wù)也會(huì)一同截止；
    b. 歸檔和公正郵服務(wù)到期后，服務(wù)將會(huì)自動(dòng)關(guān)閉，但已歸檔郵件和已保全郵件仍會(huì)在系統(tǒng)里保留60天；
    c.若企業(yè)在歸檔和公正郵到期后申請(qǐng)臨時(shí)開(kāi)通功能，則可以查閱和導(dǎo)出歸檔郵件。申請(qǐng)臨時(shí)開(kāi)通需在歸檔到期后30 天內(nèi)簽署《關(guān)于查詢和導(dǎo)出已歸檔郵件的申請(qǐng)書》；
    d.若企業(yè)在歸檔和公正郵到期后的60 天內(nèi)續(xù)費(fèi)，網(wǎng)易企業(yè)郵箱不會(huì)刪除已歸檔和已保全的郵件及歸檔郵箱，續(xù)費(fèi)成功后，可以延續(xù)到期前的狀態(tài)繼續(xù)使用；
    e.若企業(yè)在歸檔和公正郵到期60 天后續(xù)費(fèi)，到期前的已歸檔和已保存郵件及歸檔郵箱已被刪除，則續(xù)費(fèi)成功后，歸檔恢復(fù)到新開(kāi)通的狀態(tài)，需重新創(chuàng)建歸檔郵箱和開(kāi)啟公正郵郵箱。

郵件需要先完成薩班斯歸檔，才能對(duì)其做公正郵的存證保全操作。因此，您需要在開(kāi)通薩班斯歸檔服務(wù)的基礎(chǔ)上，才能使用公正郵服務(wù)。
    進(jìn)入企業(yè)購(gòu)買并開(kāi)通歸檔功能后，即可免費(fèi)開(kāi)通公正郵功能（不再收取公正郵服務(wù)費(fèi)用）。另外，企業(yè)還需提供以下材料：
    1. 企業(yè)已簽署的《公正郵服務(wù)購(gòu)買協(xié)議》；
    2.《關(guān)于指定、變更公正郵服務(wù)驗(yàn)證碼接收手機(jī)號(hào)碼的申請(qǐng)書》